İhtiyaç duyulması halinde danışmanlar arasında koordinasyonu sağlamak amacıyla “Akreditasyon ve Kalite Komisyonu “ üyelerinden biri koordinatör olarak görevlendirilebilir.
Bölüm başkanlığı tarafından her akademik yılın başında, 1. Sınıf öğrencileri, katılmaları zorunlu olan bir toplantıya çağrılarak “danışmanlık sistemi“ hakkında bilgilendirilirler.
Bölüm başkanlığı tarafından Akademik Danışmanlara her akademik yılın başında akademik danışmanlık konusunda bir seminer verilir.
Akademik Danışman, danışmanı olduğu tüm öğrencilerle her yarı yılın başında en az bir kez toplantı yapar.
Akademik Danışman her öğrenci ile ilgili bilgilerin yer aldığı formların (Öğrenci Tanıma Formu,Öğrenci İzleme Formu) ve danışmanlık faaliyetleri ile ilgili dökümanların yer aldığı bir “Akademik Danışmanlık dosyası” tutar. Her yıl sonunda "Akademik Danışmanlık" dosyası Bölüm Başkanlığı’na teslim eder.
Öğrenci Tanıma Formu ve Öğrenci İzleme Formları her akademik yarı yılın başında güncellenir.
Tüm öğrenciler her akademik yarı yılın 13. haftası ve tüm danışmanlar her yarıyıl sonunda “Akademik Danışman Değerlendirme Anketi”ni on-line olarak doldururlar. (Anket, Bölüm Başkanlığı tarafından uygulanır)
Akademik Danışman mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin durumlarını (toplam kredi, stajlar, vb) son yarıyıldan önce kontrol ederek onlara gerekli uyarıları yapar.
Akademik Danışman tüm öğrencilerini yurtdışı olanakları, yüksek lisans programları, burs ve staj konularında bilgilendirir.
Akademik Danışman, sağlık problemleri, maddi problemleri olan öğrenciler hakkında bölüm başkanlığına bilgi verir. Bu durumlarda bölüm tarafından gerekli önlemler alınır ve gerektiğinde bu öğrencilere destek verilir.
Her yarı yıl sonunda bölüm başkanı tüm akademik danışmanlarla bir toplantı yaparak akademik danışmanlık sistemi değerlendirir ve sistemin daha iyi işlemesi için gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlar.
